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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à stocker. Comment les stocker et prendre soin de manière rapide et efficace ? Comment les préserver pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à prendre pour ne plus s’embêter mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien entreprendre, prenez le temps de vous y préparer.
Un extrait d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être exigées : soit une copie entière qui ajoute, en plus des informations obligatoires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la français ; soit un levé d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les composants concernant les parents ou enfin un extrait d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos papiers papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour l’environnement ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’applique à chacun de vos documents : il est important de se renseigner pour ne pas faire face de difficultés plus tard ! ainsi que vous êtes en pleine possession de l’ensemble ces informations, vous pouvez débuter le rangement. pour commencer, comme la grande majorité des personnes, vous avez sûrement des papiers en attente de tableau. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un espace, en mettant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Pour bien mettre de coté, il faut faire la nuance entre les papiers courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les papiers qui sont consultés rarement peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques types de rangement pour les différents types de papier : Les blouses à soufflet sont pratiques pour ranger les documents volumineux. Une chemise permet ainsi de classifier différents papiers concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une habitation ).
La première chose que tu peux faire pour assurer au mieux tes papiers, c’est réduire les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les papiers efficaces voire indispensables, tu es en mesure de opter pour leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à traiter. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, je pense ça plus aisé et rapide que de mettre en place des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des dossiers dont tu as besoin fréquemment, pense à en conserver une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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